Cách Lập Kế Hoạch Tổ Chức Tiệc Tất Niên Cho Công Ty 2021

Hầu hết tất cả chúng ta đều trở nên tất bật hơn vào những ngày cuối năm. Cố gắng hoàn thành những việc còn lại trong năm, vừa chuẩn bị tổ chức các chương trình lễ hội. Cuối năm là dịp thời khắc giao thoa của đất trời. Mọi người đều mong chờ có một chút sự luyến tiếc, bồi hồi của năm cũ qua đi.

Tổ chức tiệc tất niên là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Buổi tiệc tất niên là giây phút mọi người có thể cùng nhau quây quần chuyện trò  trước thềm năm mới và khoảnh khắc ấy còn mang rất nhiều giá trị tinh thần khác.

Sự Kiện Bình Dương muốn chia sẻ đến bạn 7 bước để lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết. Hứa hẹn sẽ mang đến cho các tổ chức, doanh nghiệp một buổi tiệc tất niên hoành tráng và chỉn chu nhất. Hãy bỏ túi ngay những tips sau đây vì biết đâu một lúc nào đó bạn sẽ thật sự cần đấy!

1. Thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian tổ chức tiệc tất niên sẽ được quyết định tuỳ vào mỗi tập thể sao cho phù hợp và thuận tiện với tất cả mọi người. Nhưng thường sẽ được tổ chức vào cuối tuần của tháng. Tính theo âm lịch thường sẽ diễn ra từ ngày 15 tháng Chạp đến thời điểm nghỉ Tết. Đây cũng là khoảng thời gian mà không khí Tết cận kề, mọi người sẽ gác lại công việc còn dang dở trong năm để dành thời gian cho những buổi tiệc cuối năm. Thời gian sự kiện diễn ra sẽ vào tầm 120 phút. Đủ để tạo sự hưng phấn cho khách mời tham dự, cũng như không gây sự nhàm chán.

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông Phan Đăng có một số lưu ý cho các bạn. Đầu tiên, bạn nên có nhiều phương án thời gian tổ chức trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì thời điểm cuối năm, địa điểm sẽ dễ bị “cháy”, nếu trường hợp địa điểm bạn muốn thuê đã kín chỗ, bạn thử linh hoạt đổi sang ngày khác để tránh sự xáo trộn, trì hoãn trong kế hoạch của mình.

2. Chủ đề và ý tưởng chương trình tiệc tất niên 

Xác định chủ đề cho sự kiện là phần không thể thiếu vì nó thể hiện nội dung chính một cách khái quát nhất. Có khả năng truyền tải thông điệp, mục đích, nội dung, hình thức,… của sự kiện. Dựa vào chủ đề các doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện, ý tưởng, kịch bản tổ chức tiệc tất niên cho công ty.

Bên cạnh đó, ý tưởng tổ chức tiệc tất niên là quan trọng nhất. Ý tưởng mang đến điểm thu hút, dấu ấn riêng tạo sự khác biệt cho các buổi tiệc. Sẽ đơn giản hơn nếu chỉ tổ chức theo format quen thuộc như tổng kết, báo cáo, khen thưởng hay văn nghệ, nhưng đồng thời cũng gây cảm giác nhàm chán, không tạo được sự cao trào cũng như không để lại nhiều ấn tượng cho các khách mời.

3. Địa điểm tổ chức 

Dựa vào ý tưởng, concept chương trình đã có sẵn, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty phù hợp. Giống với thời gian tổ chức, bạn cũng nên có nhiều hơn 1 phương án địa điểm để linh hoạt thay đổi trong trường hợp địa điểm ban đầu không đáp ứng được yêu cầu của bạn hoặc hết slot.

Những lưu ý cho địa điểm tổ chức sự kiện:

• Không gian: Vừa phải phù hợp với tính chất sự kiện vừa đảm bảo được yếu tố sức chứa đủ số lượng khách mời tham dự. Không nên quá rộng hoặc quá chật vì rộng sẽ khiến không khí chương trình bị loãng, còn nếu chật sẽ tạo cảm giác khó chịu đối với khách mời tham dự.
• Tiệc: Buffet hoặc set menu tùy theo gói kinh phí của doanh nghiệp. Nhưng phải đảm bảo thực đơn đủ các món: Khai vị, món chính, tráng miệng, nước uống.
• Vị trí: Nên chọn địa điểm dễ tìm, thuận tiện đi lại. Không nên quá xa, nếu ở nội thành thì nên bố trí xe đưa đón đến địa điểm.
• Tiện ích: Bãi giữ xe, hệ thống âm thanh – ánh sáng, …
• Chi phí: Cân nhắc về các chi phí tiệc, địa điểm, phục vụ, đền bù, …
• Chất lượng phục vụ: Thái độ phục vụ của nhân viên cũng ảnh hưởng rất lớn đến sự hài lòng của khánh mời.

4. Mục đích tổ chức tiệc tất niên

Tiệc tất niên thường là để đánh dấu những cột mốc đáng nhớ suốt một năm, những thành quả đã đạt được và cầu mong may mắn cho những năm tiếp theo. Tổ chức tiệc tất niên còn như một lời tri ân của ban giám đốc gửi đến toàn thể nhân viên.

Việc tiếp theo cần làm là doanh nghiệp phải xác định được mục đích quan trọng nhất của việc tổ chức sự kiện tiệc tất niên

• Tri ân đối tác khách hàng
• Tri ân tập thể, cá nhân thành viên công ty
• Thành quả và thiếu sót của năm qua
• Định hướng và mục tiêu phát triển trong năm mới
• Liên hoan, giải trí dịp cuối năm

5. Xây dựng kịch bản chương trình tiệc tất niên

Gồm có 2 loại kịch bản cho tiệc tất niên: Kịch bản tổng quát & kịch bản chi tiết

• Kịch bản chi tiết hay còn gọi là kịch bản MC. Nội dung loại kịch bản này sẽ kèm lời dẫn của MC và phần phân công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Kịch bản tổng quát thì bao gồm toàn bộ các công việc của buổi tiệc tất niên công ty. Nhân sự chạy chương trình sẽ là người nắm kịch bản này để tiện việc quản lý lịch trình chung. Phía âm thanh – ánh sáng và màn hình led (nếu có) cũng bắt buộc phải nắm bắt nội dung để điều khiển cho phù hợp với chương trình.

Nhìn chung, dù là kịch bản chương trình tiệc tất niên dựa theo concept nào thì cũng không thể thiếu các hạng mục sau:

• Trình chiếu video clip tổng kết tình hình công ty
• Vinh danh – khen thưởng nhân viên đạt thành tích xuất sắc
• Tiết mục biểu diễn: ca sĩ, nhóm nhảy hoặc tiết mục từ nhân viên công ty
• Bốc thăm trúng thưởng

6. Lên ngân sách chương trình

Dự trù kinh phí là phần quan trọng không kém. Có rất nhiều hạng mục cần chi trong quá trình chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện, bao gồm:

• Thuê địa điểm, tiệc, trang trí địa điểm
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led
• Thiết kế in ấn backdrop, banner, thiệp mời
• Nhân sự biểu diễn, lễ tân, MC, nhân công setup, …
• Quà tặng
• Quay phim, chụp hình
• Chi phí phát sinh dự phòng

7. Lập danh sách khách mời tham dự

Việc lên danh sách và chốt số lượng khách mời tham dự nên diễn ra sớm. Đây là bước giúp bạn có thể dự trù được kinh phí, chọn địa điểm thích hợp và lên danh sách các hạng mục trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Hạn chế tối đa được tình trạng mất kiểm soát chương trình hoặc thiếu hụt ngân sách. Bạn cần xác định những yếu tố sau:

• Thành phần khách mời, số lượng khách mời (nhân viên công ty, đối tác, khách hàng thân thiết, …)
• Danh sách phân loại khách mời: Khách mời VIP, khách mời chính thức và khách mời dự bị.
• Mỗi thư mời đều đi kèm thông tin cơ bản của từng khách mời: Tên, chức vụ, bộ phận công tác, thông tin số điện thoại, mail.

Bài viết giúp bạn lập được kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty một cách chi tiết và hoàn chỉnh. Nhưng không phải bất kì cơ quan nào cũng có đủ nhân lực và thời gian để tổ chức được một buổi tất niên như mong muốn. Nếu bạn quá bận rộn với công việc cuối năm, cần đơn vị hỗ trợ tổ chức tiệc tất niên; tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm hoặc tổ chức lễ tri ân khách hàng thì hãy liên hệ ngay đến truyền thông Phan Đăng để được tư vấn và hỗ trợ một cách tốt nhất nhé!

Liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn.

Sự Kiện Bình Dương – (Truyền Thông Phan Đăng)

Địa chỉ:

– D17, Khu Dân Cư Viet Sing, Thuận An, Bình Dương

– 572 Lê Quang Định, P.1, Gò Vấp, TP.HCM

Điện thoại: 0911732388  www.sukienbinhduong.vn