Dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm chuyên nghiệp

Lễ Kỷ Niệm là sự kiện nhắc lại thời gian thành lập công ty sau nhiều năm. Đánh dấu sự trưởng thành của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Tổ chức Lễ Kỷ Niệm cũng là một hình thức để chủ doanh nghiệp gửi lời tri ân đối tác và khách hàng. Đồng thời, đó cũng là lời cảm tạ dành cho những nhân viên kỳ cựu. Những người đóng góp rất nhiều công lao vào sự phát triển của công ty. Sau đây là những bí kíp bỏ túi để tổ chức buổi lễ chuyên nghiệp theo chuẩn quốc tế

Xác định chủ đề Lễ Kỷ Niệm

Yếu tố quyết định sự thành công của buổi Lễ Kỷ Niệm đó chính là nội dung chương trình. Để xây dựng được nội dung chương trình hoàn hảo thì phía doanh nghiệp và đơn vị tổ chức cần thống nhất chủ đề chương trình. Việc xác định chủ đề buổi lễ sẽ giúp những nội dung chương trình có tính liền mạch. Đồng thời đơn vị tổ chức cũng có thể lên ý tưởng dễ dàng hơn.

Xây dựng kịch bản Lễ Kỷ Niệm (agenda)

Sau khi đã thống nhất chủ đề buổi lễ. Bước tiếp theo chúng ta cần làm chính là thiết lập nội dung chương trình. Công đoạn này rất cần tính tỉ mỉ và chi tiết trong từng tiết mục. Vì đó không đơn thuần là một buổi lễ mang tính chất kỷ niệm mà còn bao hàm sự phát triển của doanh nghiệp theo thời gian.

Theo thông lệ, kịch bản chương trình hoàn hảo nên bám sát vào yếu tố văn hóa doanh nghiệp. Tạo nên một buổi Lễ Kỷ Niệm ấn tượng, đặc sắc nhưng vẫn giữ nét riêng của doanh nghiệp. Bên cạnh việc xây dựng kịch bản chỉn chu, cũng cần phải chú ý đến việc lên phương án dự phòng. Đơn vị tổ chức cần lưu ý những danh mục quan trọng, kiểm tra thận trọng để tránh những bất cập có thể xảy ra.

Giả sử: Tổ chức Lễ Kỷ Niệm 10 năm thành lập công ty thì chủ đề cần bám sát vào chính là lịch sử hình thành, văn hóa công ty và định hướng phát triển trong tương lai.

Lựa chọn thời gian tổ chức Lễ Kỷ Niệm

Doanh nghiệp cần phải thống nhất ngày giờ tổ chức buổi lễ, để đơn vị tổ chức có thể lên nội dung chương trình hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc chốt thời gian địa điểm cụ thể sẽ để chuẩn bị cho: thiết kế thiệp mời, standee, photobooth, backup, background, agenda,…

Lựa chọn địa điểm tổ chức Lễ Kỷ Niệm

Địa điểm tổ chức sự kiện cũng đóng vai trò rất quan trọng trong buổi lễ này. Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với ngân sách chi trả. Nên vì vậy cần phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi book địa điểm.

Bên cạnh việc chọn địa điểm tổ chức thì lựa chọn hình thức chiêu đãi cũng rất quan trọng. Thông thường thì các buổi lễ mang tính chất kỷ niệm sẽ kèm theo tiệc chiêu đãi. Nếu buổi lễ diễn ra vào buổi trưa doanh nghiệp có thể chọn hình thức Tea break hoặc Buffet. Trong trường hợp buổi tiệc diễn ra vào buổi chiều tối, hình thức chiêu đãi sẽ là À la carte theo phong cách sang trọng. Dù bất kì hình thức chiêu đãi nào cũng phải chau chuốt menu thật tốt. Để công tác phục vụ diễn ra suôn sẻ hơn.

Lên danh sách khách mời

Sau khi địa điểm và thời gian làm việc đã thống nhất. Việc tiếp theo cần làm chính là lên danh sách khách mời và gửi thiệp. Trong thiệp mời phải có đầy đủ thông tin ngày giờ tổ chức. Kèm theo đó là bản nội dung chương trình (agenda) của buổi lễ.

Bên cạnh gửi thiệp đến các khách mời vinh dự. Cũng cần chú trọng đến việc gửi thiệp đến các nhân viên làm việc ở các bộ phận tại công ty. điều này thể hiện tấm lòng trân quý của các lãnh đạo công ty đối với sự đóng góp của các nhân viên.

Trong trường hợp những khách mời ở xa không tiện gửi thiệp có thể dùng hình thức thư mời điện tử. Hiện nay công ty Truyền Thông Phan Đăng đã thực hiện rất tốt việc này.

Quà tặng/ kỷ niệm chương

Đây cũng là hình thức quan trọng cần được chú trọng đến trong buổi Lễ Kỷ Niệm. Nếu doanh nghiệp sản xuất những vật dụng/ thực phẩm thông dụng. Thì có thể sử dụng những sản phẩm ấy làm quà tặng sau khi kết thúc bữa tiệc. Đó như một lời cảm ơn của doanh nghiệp dành cho khách mời khi đến tham dự sự kiện. Trong trường hợp công ty không sản xuất những món hàng hiện kim thì có thể thay thế bằng những món quà kỷ niệm có ý nghĩa, được gói giấy cẩn thận có dán logo của công ty. Hình thức này luôn gợi nhớ về buổi Lễ Kỷ Niệm ấn tượng của doanh nghiệp.

Đối với ban lãnh đạo, đối tác cũng như những nhân viên kỳ cựu tại công ty, có thể trao tặng kỷ niệm chương. Để tỏ lòng thành kính biết ơn sự xây dựng phát triển của họ đối với doanh nghiệp. Và nghi thức trao kỷ niệm chương phải được thực hiện công khai như các tiết mục sân khấu.

Chạy chương trình (Rehearsal)

Để mọi thứ thật sự chỉn chu và đảm bảo không có bất kì sai sót nào diễn ra. Chúng ta cần tổng duyệt 3-4 tiếng trước giờ G.

Buổi tổng duyệt cũng có đầy đủ các tiết mục tương tự như kịch bản. Phối hợp âm thanh, ánh sáng như một buổi sự kiện đúng nghĩa. Để khi có bất kì sai sót ngoại cảnh nào xảy ra đơn vị tổ chức cũng có thể trở tay kịp.

Sau đây là hình ảnh các tiết mục nghệ thuật đặc sắc do Truyền thông Phan Đăng tổ chức biểu diễn trong những sự kiện Kỷ Niệm thành lập công ty:

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG PHAN ĐĂNG

Trụ sở: 03 Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Phú Nhuận, TP.HCM
Chi nhánh 1: D17, Khu Dân Cư Viet Sing, Thuận An, Bình Dương
Chi nhánh 2: 170 Nguyễn Trung Trực, TT Dương Đông, Phú Quốc

Điện thoại: 028 6680 5118 – 0703 495 678

Email: phadanco@gmail.com

Website: www.phandang.com

Fanpage: https://www.facebook.com/truyenthongphandang/